自己啓発していますか?:川内カツシ

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組織では役割分担を行い、それぞれの職務を全うして仕事を進めます。
その役割に役職を付ける事で「責任と権限」を明確にし、円滑な組織運営で爆発的に成果を出す事を求めます。
先日、主任・係長・グループリーダーへのコーチングで何かヒントになる書籍は無いものか探していましたら、ドンピシャの本が見つかりましたので抜粋します。

さて、主任・係長・グループリーダーという役職が付くと、どのような事を求められるのでしょうか。
先ず、会社から見れば投資対象である一般社員から係長・主任に昇進すると、会社は「回収対象」「管理職予備軍」として見ます。

そこで一番最初にしなければならない事は、
思考を会社寄りにシフトすると言う作業です。大げさに表現すると「パラダイムシフト」でしょうか。
管理職目線、経営者目線とも表現でき、自分中心から組織全体へ意識的に視野を広めなければなりません。

仕事への向き合い方でも変化しなければなりません。
今までは与えられた仕事をひたすら「こなす」仕事でしたよね?主任・係長になると「こなす」から「さばく」ことを求められます。
それぞれの役職と役割を定義すると、
こなす・・・本人のスキル、気力と根性で与えられた仕事を完成させる(一般社員)
さばく・・・仕事を適切に振り分け、全体を管理する(主任・係長)
しかける・・・企画の立案・実行により成果を実現する(課長)
となります。勿論、一般社員でも「さばく」仕事をしている意識の高い人も多くいます。

もっとも言ってはいけない台詞は何でしょうか?

  • 時間が無い
  • 人が足りない
  • 自分でやった方が早い

ついつい口にしてしまいがちですが、これは「さばく」事が出来ない事の言い訳に映ります。
新米の主任・係長やベテランの一般社員に多く見られるのが「自分でやる事」です。

【自分でやる事のメリット】

  • やり方を説明する必要が無く、直ぐに着手できる
  • 確実な納期の計算が出来る
  • 品質が確保でき手直しが不要

【自分でやる事のデメリット】

  • 「こなす」仕事がどんどん増えてしまう
  • 新しい企画、重要な仕事に投入する時間が確保できない
  • 人に説明する、教えるスキルが上がらない

以前も記事で書いた事が有る「仕事と作業」の違いに通じます。
主任は今まで自分がやって来た仕事をドンドン部下に振り分けます。そして自分は更に高度な仕事に取り組むのです。※これは課長職にも同じことが言えます。
敢えてもう一度書きます。

  • こなす・・・本人のスキル、気力と根性で与えられた仕事を完成させる
  • さばく・・・仕事を適切に振り分け、全体を管理する
  • しかける・・・企画の立案・実行により成果を実現する

上司の苦手分野をカバーする「フォロアー」になる。

上司と言えども同じ人間ですから得手不得手が有るものですが、そのタイプも様々です。

  • 直観と行動タイプ
  • 考えるタイプ
  • 成果、効率主義タイプ
  • 平和主義タイプ

上司にとって都合の良い事を求めているようにも映りますが、それらの苦手分野をフォローする事で強い組織づくりに貢献する事になると考えられます。

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PEXELS


 

PDCAを実施する。

  • Plan・・・計画
  • Do・・・実行
  • Check・・・評価
  • Action・・・改善

仕事の基本となる考え方ですが、これらを意識する事で次のポストへの備えとなるのです。


問題解決のスキルを身に付ける。

仕事には様々な問題が生じますが、それらを的確に解決するスキルも必要です。

  • 問題とは「あるべき姿と現状のギャップ」である
  • 問題には優先順位を付ける
  • なぜを繰り返し、真の原因を探る
  • 原因を除去するための解決策を立案し実行する
  • 結果を評価し、あるべき姿が実現できていなければ再度手を打つ

問題解決の糸口となるのが「仮説」です。意外でしょうか?

  • 仮説を立てない人・・・解決しにくいタイプで、ヒアリングしたりデータを分析すれば原因が見えると思っている
  • ほどほどの仮説を立てる人・・・解決できるタイプで、アタリを付けて検証する。もしかして?などの緩めの仮説が良い
  • 固い仮説を立てる人・・・解決しにくいタイプで、決めつけて原因を追究する経験豊富な人。押し付け的な質問しかしない

報連相がきちんとできる
これは社会人になって耳目にする人も多いですが、本当にその意味を理解しているか確認してみましょう。

  • 報告 仕事の発注者(社内外)に対し、進度や状況、結果を伝える情報提供(主として縦方向)
  • 連絡 仕事を前に進めるために関係者に対して行う情報共有活動(主として横方向)
  • 相談 問題解決のため、他社の意見やアドバイス、判断を求める情報収集活動(主として上下)

「報告」のスキル

  • 結論から話す
  • 全体を説明する
  • 事実と意見を分けて話す

「連絡」のスキル

  • 必要な相手に確実に伝える
  • メール(CC)のメリットデメリットを認識する
  • 詳しい件名にする
  • 大切な事は初めに書く

「相談」のスキル

  • 問題を明確に伝える
  • 言い訳はを混ぜない

コーチング
最後にコーチングについて少し触れます。現代においてコーチングには次の3つに分類されます。
OJT、Off-JT、SD

  • OJT On the JOB Traning 就業時間中に、職場で仕事を題材にして指導すること
  • Off-JT Off the JOB Traning 就業時間中に、職場を離れて受ける教育 集合研修、公開セミナー
  • SD Self Development 自己啓発 就業時間外に、自己負担により自主的に学ぶ事

OJTは恐らくどの職場でも行われているコーチングですね。企業規模や経営思想によってはOff-JTを導入している企業も少なくありません。
私は目を付けるべきはSDであると思います。業務から離れた時間にこそ注力すべきと考えますが、この場合は直接的に実務のレベルアップをする事では無く、間接的にレベルアップに繋がる事を指します。例えば、英会話や日本語検定などの視覚取得を目指す勉強や、各種セミナーの聴講、広い意味ではモチベーションを上げるために人と会う事も良いでしょう。勿論、健康体で居る事も重要ですからジムに通う事も良いでしょうし、本を読んだり芸術鑑賞する事で感性を養っても良いでしょう。
要するに常に意識を「そこ」に持って行くことで、直接業務に関係しない事でもちゃんと自己啓発になると思います。※「そこ」=仕事

ほとんど、下記書籍からの引用と私見となりました。
昔と比べて、「主任・係長」に求められる内容が高度になっているように感じましたが、意識の高い人には理解できる書籍だと思います。
これを読んで私自身が刺激になりましたし、知らない事も有りドキッとしました。。。

0615-3
「主任・係長の教科書」
〜誰でもなれるけど、簡単じゃない!
濱田秀彦:著
株式会社光文社:発行
最後に、ここまで読んで頂いた主任・係長候補の方にもう一つ興味深い記事を紹介します。

暗黙のうちに形成される「馴れ合い」に流されてはいけません

どう感じましたか?

さて、私の新しい自己啓発は「速読」です。
時間を有効活用した沢山の読書でインプットを増やし、行動してアウトプットです。

2015年6月15日
企画営業部
川内カツシ